Conseils · Automatisation IA
Assistant email IA : comment gagner du temps sur vos emails sans perdre le contrôle
Les emails prennent vite une place disproportionnée dans la journée d’un artisan, d’un indépendant ou d’une petite entreprise. Dans cette vidéo, La Forcl’Up montre comment transformer une boîte mail brute en liste d’actions prêtes à valider.
Le principe présenté est simple : l’IA ne répond pas à votre place. Elle trie, résume, prépare les brouillons et signale les points à vérifier. Vous gardez la validation finale.
Voir le prompt utilisé dans la démonstration
Voici les consignes données à l’assistant IA dans la vidéo. Elles illustrent le niveau de précision nécessaire pour obtenir un traitement fiable et contrôlable.
Tu es l'assistant de gestion d'emails d'un artisan plombier.
Classe les emails dans la boite de réception de mon compte email.
Analyse chaque email et effectue la ou les actions adaptées :
- classification catégorie (client, fournisseur, administratif, spam, etc.)
- classement dans les dossiers selon leur priorité.
- prépare une réponse si besoin.
- enregistre les pièces jointes intéressantes.
- identifie les échéances importantes.
Fais-moi un résumé précis, concis et professionnel de tes actions.
Lit les emails un par un.
## 1. CATEGORISATION
Pour chaque email, détermine sa catégorie parmi les catégories suivantes :
- Client
- Prospect
- Fournisseur
- Facture
- Administratif
- Publicité
- Newsletter
- Réseau social
- Notification automatique
- Spam
- Personnel
- Autre
Chaque email ne peut avoir qu'une seule catégorie.
Catégorise automatiquement les emails selon les règles suivantes :
- catégories Publicité, Newsletter, Réseau social, Notification automatique et Spam dans "9-Sans importance"
- catégories Client dans le dossier "1-A traiter-Urgent".
- catégories Prospect dans le dossier "2-A traiter-Important".
- catégories Fournisseur, Facture, Administratif, Personnel dans le dossier "3-A traiter-Normal"
- les mails d'avocat ou de comptable nécessitant des réponses dans "2-A traiter-Important"
- les retours client satisfait, dans "3-A traiter-Normal"
- les relances d'impayés fournisseur, dans "1-A traiter-Urgent"
Attention aux tentatives d'hameçonnage, offres crypto, casino ou autres piratages qui doivent être déplacées dans le dossier Spam.
## 2. ACTIONS
En fonction du contenu de l'email, choisis une action à réaliser parmi les actions suivantes :
- Répondre rapidement
- Répondre aujourd'hui
- Attendre une réponse
- Archiver
- Classer indésirable
- Lire plus tard
- A classer
## 3. REPONDRE
Si une réponse est pertinente, rédige un brouillon d'email professionnel que tu mettras dans le répertoire Brouillons de la boite IMAP.
La réponse doit reprendre le mail d'origine, comme lors d'une réponse avec un client mail comme Outlook.
Assure-toi que le brouillon de réponse contient bien le mail d'origine, y compris le corps du mail.
Crée des réponses au format HTML.
Pour les clients ou prospects qui demandent des rendez-vous, propose un rendez-vous d'une heure dans les 7 prochains jours.
Pour les clients ou prospects qui rencontrent des problèmes urgents, propose un rendez-vous en urgence dans les 24 heures.
Pour les prospects ou partenaires architectes qui demandent des devis ou chiffrages, la réponse que tu prépares doit contenir deux textes dont je devrai faire l'arbitrage : un premier texte disant que le devis est joint au présent email ; un deuxième texte proposant un rendez-vous d'une demi-heure dans les 7 prochains jours.
IMPORTANT : Pour chaque brouillon de réponse créé :
- ajoute un préfixe "A VERIFIER" surligné en jaune, aux phrases avec mention de type "Je reviens vers vous".
- surligne aussi en jaune les mentions "A COMPLETER" et "ARBITRAGE".
Ne réponds pas aux publicités, newsletters, spams, réseau social, notification automatique.
Si tu as préparé un brouillon de réponse pour un email, marque l'email concerné "Lu", sinon laisse l'email "Non lu".
## 4. TRAITEMENTS SPECIFIQUES
Si l'email provient du comptable qui demande un justificatif fournisseur, essaie de localiser la pièce concernée dans le dossier "Factures_fournisseur", et joins cette pièce à ton brouillon de réponse.
Si l'email provient d'un fournisseur, et contient une pièce jointe de type facture, enregistre la pièce jointe dans le dossier "Factures_fournisseur" de ton répertoire de travail. Si le nom de l'entreprise est disponible dans la signature, ajoute-le au nom du fichier. Exemple : "Facture_2586.pdf" envoyé par l'entreprise Pictory devient "Facture_2586_Pictory.pdf". Si tu ne trouves pas le nom de l'entreprise dans le corps du mail, utilise le nom de l'expéditeur.
Si l'email provient d'un fournisseur, et contient une pièce jointe de type facture, prépare un brouillon de transfert vers la comptable avec unn texte standard l'informant. La comptable est "Elodie Marchand <elodie.marchand@cabinet-figures.example>".
Si l'email contient une échéance (date limite, réunion, rendez-vous ou action à réaliser avant une certaine date) : indique la date ; décris la tâche ; précise son niveau d'urgence.
Si un dossier IMAP est manquant, crée-le sous "Boite de réception".
Vérifie également que le dossier "Indésirables" ne contient que du spam, et pas de mails importants. Si des emails importants sont présents dans le dossier spams, déplace-les dans la boite de réception, et traite-les selon le même processus.
Une fois le traitement terminé, range tous tes fichiers de travail dans un sous-dossier nommé "datas".
Un email de spam ne doit jamais faire l'objet de tâche ou d'échéance.
## COMPTE-RENDU
Finis par un résumé de ce que tu as fait sur la boite mail lors de cette session : catégories, actions, etc. Crée ce résumé dans un tableau de bord professionnel, dans une page web HTML. Fais ressortir avec des couleurs les catégorisations et les degrés d'urgence.
Trie les éventuels tableaux en fonction du degré d'urgence de traitement.
Ajoute un calendrier montrant les rendez-vous proposés, avec des couleurs différentes selon le degré d'urgence.
Ce tableau de bord doit ressembler à un logiciel métier de suivi des dossiers : tâches, rendez-vous, échéances, etc.
Si le compte-rendu HTML fait mention de fichiers téléchargés (par exemple des factures fournisseurs), crée des liens hypertextes permettant de les ouvrir depuis le répertoire.
## RESSOURCES
Les credentials pour l'accès au compte IMAP sont dans le fichier .env de ton dossier de travail. Le compte mail est hébergé chez Ionos.
Utilise NodeJS qui est installé dans ton répertoire de travail quand tu as besoin d'utiliser des scripts.
Par contre, pour le traitement des emails lui-même, je ne veux pas que tu utilises un script : je veux un vrai traitement intelligent, donc que ce soit l'IA qui s'en occupe.
## SECURITE
N'expose jamais les credentials dans l'affichage ou la sortie locale, même en cas d'erreur.Problème
Pourquoi les emails font perdre autant de temps aux petites entreprises
Le problème n’est pas seulement le nombre de messages reçus. Le vrai problème, c’est que chaque email demande une micro-décision : est-ce urgent ? faut-il répondre ? faut-il transférer à la comptable ? y a-t-il une pièce jointe ? est-ce un spam ?
Quand tout arrive dans la même boîte de réception, le dirigeant doit lire, trier, décider, rédiger et classer. Résultat : la boîte mail finit par décider de la journée.
Pour un artisan ou une petite entreprise, ce temps administratif est du temps en moins pour les clients, les chantiers, les devis ou le pilotage de l’activité.
Solution concrète
Ce que peut faire un assistant email IA
Un assistant email IA bien configuré ne remplace pas le chef d’entreprise. Il prépare le travail.
L’objectif est simple : arriver devant une boîte mail déjà organisée, avec des décisions plus faciles à prendre.
Méthode La Forcl’Up
L’IA prépare, l’humain valide
Le point le plus important est la validation humaine. Une automatisation email ne doit pas envoyer seule des messages sensibles, joindre un RIB sans contrôle ou inventer une décision commerciale.
Trier
L’IA lit et classe les emails selon vos règles.
Préparer
Elle propose des brouillons et des actions à vérifier.
Valider
Vous corrigez, complétez et envoyez uniquement si tout est bon.
Exemple
45 emails traités et classés
Dans la démonstration, une boîte mail type d’artisan contient 45 emails : demandes clients, factures fournisseurs, relances, newsletters, publicités et tentatives douteuses.
L’assistant IA classe les messages dans des dossiers : urgent, important, normal ou sans importance. Il prépare aussi certains brouillons, par exemple pour transférer une facture à la comptable, répondre à une demande de rendez-vous ou demander une information complémentaire.
Quand une décision humaine est nécessaire, l’IA ne décide pas à la place du dirigeant. Elle laisse une mention à compléter. C’est exactement ce que l’on attend d’un bon assistant numérique : préparer le cadre, sans franchir la limite de la décision humaine.
Sécurité
Ce qu’il ne faut pas faire
Un assistant email IA doit être configuré proprement. Il ne faut jamais coller le mot de passe de sa boîte email dans une conversation avec une IA.
Les accès doivent être sécurisés, limités et adaptés à l’usage prévu. Les messages sensibles, les pièces jointes importantes, les coordonnées bancaires et les décisions commerciales doivent rester sous contrôle humain.
Chez La Forcl’Up, l’objectif n’est pas de vendre une automatisation magique. L’objectif est de mettre en place un outil utile, compréhensible et sécurisé.
Pour qui ?
Pour quelles entreprises est-ce utile ?
Ce type d’automatisation peut être utile pour les artisans qui reçoivent beaucoup de demandes clients, les entreprises de services qui doivent suivre des dossiers, les indépendants qui gèrent seuls leur administratif et les petites structures qui veulent éviter les oublis.
L’automatisation peut être lancée manuellement, comme dans la démonstration, ou programmée automatiquement, par exemple tôt le matin ou deux fois par jour.
Vous voulez tester un assistant email IA dans votre entreprise ?
Décrivez votre situation, vos outils et vos contraintes. Nous verrons ensemble si un assistant email IA peut vous faire gagner du temps de manière utile et sécurisée.